Donnerstag, 6. Februar 2014

VATeR fällt aus

In einer Verwaltung wie der unseren ist es zwingend erforderlich zu dokumentieren, wo sich unsere Akten gerade befinden. Im Zusammenhang mit unseren ewig anhalten Vertretungsphasen kommen wir nicht daran vorbei, denn feste Zuständigkeiten, welche Rückschlüsse auf den Verbleib der Vorgänge ermöglichen, können nicht mehr eingehalten werden. Im LASA geschieht diese Dokumentation mit Hilfe von VATeR, der Vereinfachten Akten- und TerminRegistratur, einer Art elektronischer Karteikarte mit integriertem Terminkalender.

VATeR ist dem MIST, unserem Maschinellen InformationsSystem, als Unterprogramm angeschlossen.  Wie ich bereits mal erwähnte, bedarf die aktuelle Version des MIST noch einiger zahlreicher Änderungen. Von Seiten der Anwender wurden unmittelbar nach Einführung etwa 400 Änderungswünsche an die zuständigen Kollegen im LASA herangetragen, welche immerhin 120 dieser Änderungswünsche als akzeptabel anerkannten. Die weiteren Änderungswünsche seien entweder überflüssig (sagt der Theoretiker), technisch nicht umsetzbar oder würden nicht mit der MIST-Philosophie im Einklang stehen. So bleibt es eben unübersichtlich.

Es ist immer wieder eine wahre Freude, nach einer Programmübernahme im hauseigenen Intranet lesen zu können, was denn nun alles nachgebessert worden sei und welche Fehler als erledigt zu betrachten sind. Und es entbehrt nicht einer gewissen Häme, am nächsten Tag im immer noch hauseigenen Intranet lesen zu dürfen, welche neuen Fehler uns von jetzt an durch die gerade erfolgte Programmübernahme das Leben schwieriger machen werden…

An einem solchen Tag geschah etwas, was der ordentliche Bürokrat nur noch als GAU bezeichnen kann. VATeR war nach einer Programmübernahme ausgefallen. Total. Es gab keine Möglichkeit, den Verbleib der Akten zu dokumentieren. Nach einem Tag stellte sich heraus, daß die Angelegenheit längere Zeit in Anspruch nehmen würde. Doch so lange konnten Akten nicht zurück gehalten werden. Man begann, die Dringlichkeit des Problems gegenüber der Geschäftsführung in Bad Husten zu kommunizieren, welche dies bislang anders gesehen hatte.

Nun, als altgediente Bürokraten, deren Wurzeln noch in die prähistorische Ära des beginnenden Bürocomputerzeitalters zurückreichen, wussten der Ökoklaus und ich uns sofort zu helfen. Wir machten einfach einen Ausdruck aus dem Stammsatz des Kunden, notierten darauf den Verbleib der Akte und bildeten zusammen mit anderen derartigen Ausdrucken einen schönen, unter Zuhilfenahme des Familiennamens des Kunden alphabetisch lexikalisch sortierten Stapel. Simpel aber effektiv.

Am frühen Vormittag des zweiten Ausfalltages versammelte Dr. Strebsinger die gesamte Mannschaft, um die hilfsweise Bewältigung des Problems zu erörtern. Er wollte Lösungsvorschläge von uns hören. Mit der ganzen Kraft meiner jahrzehntelangen Berufserfahrung warf ich in die Runde, daß wir damals in der Nach-Steinzeit sehr erfolgreich Karteikarten verwendet hatten. Dr. Strebsinger sah mich irritiert an und stellte fest, daß die Situation es wohl nicht rechtfertigen würde, Karteikarten zu beschaffen. Ich wies darauf hin, daß man ja Stammsatzausdrucke verwenden könne.

Nein, diese Lösung war dem akademisch geschulten Verstand zu einfach. Außerdem stelle sich ja ein Problem, wenn wir Akten nach Bad Husten schickten und die dortigen Empfänger keine Karteikarten nutzen würden. Dann wäre die Akte ja quasi unrettbar verloren.

Dies war wieder einmal einer der Momente, der mich rein innerlich zu der Frage veranlasste, wie wir damals ohne Bits und Bytes überlebt haben. Offensichtlich hat es aber funktioniert.

Nach weiterer Diskussion fand man eine technische Lösung,  basierend auf EXCEL-Tabellen, in denen alle möglichen und unmöglichen Hinweise einzutragen seien. Den Einwand des Ökoklaus, daß bei einem Tippfehler im Rahmen der Übertragung der persönlichen Daten des Kunden, insbesondere aber des Aktenzeichens, eine lückenlose Nachverfolgung des Vorgangs unmöglich werden würde, die von ihm und mir favorisierten Ausdrucke der Stammsatzauskünfte hier aber 100 %ige Sicherheit bieten würden, da die zur Identifikation erforderlichen Daten ja bereits aus dem MIST ausgedruckt waren, ignorierte man.

Es wurde weiter diskutiert, Fehleranfälligkeiten besprochen und sogar festgelegt, wer wann und in welcher Reihenfolge Eintragungen nachzuholen habe, wenn VATeR wieder seinen Dienst verrichten würde.

So kann man auch seine Zeit verschwenden, denn auch diese Diskussionen waren absolut überflüssig, wie jedermann sofort erkennen sollte, der sich mit VATeR halbwegs auskennt. Die meisten diskutierten Probleme stellten sich noch nicht mal, soweit es die Realität betraf. Aber gut, was wiegt die Meinung eines Dinosauriers gegenüber der eines technisch abhängigen versierten Mitarbeiters der Neuzeit?

Nach einer Woche war VATeR wieder willens, mit uns zu arbeiten.

Der Ökoklaus und ich sind bis dahin mit unserem simplen System sehr gut zurechtgekommen. Auch ohne Arbeitskreis.



Kommentare:

  1. Beruhigend zu wissen das in anderen Unternehmen auch
    - tolle Abkürzungen erschaffen werden (die einen manchmal die Tränen in die Augen treiben)
    - wichtige Entscheidungen von "Fachkräften" ... ähhh Führungskräften getroffen werden
    - gesunder Menschenverstand abhanden gekommen ist.

    Such is life!

    LG gedankenhüpfer

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    1. Es ist bei uns verpflichtend, den gesunden Menschenverstand unmittelbar vor dem Einstempeln an der zentralen Garderobe abzugeben.

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  2. Mit anderen Worten: "Wenn man zur Arbeit geht, kann man sich manchmal das
    Geld für das Kabarett sparen"
    Schönes We für dich.
    Sadie

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