Freitag, 1. November 2013

Schnelle Erledigung

Es gibt ja so Phasen in meinem Bürodasein, in denen es nur noch darum geht, den eigenen Arbeitsplatz zu verwalten. An die Erledigung der vorhandenen Arbeit ist kaum zu denken. Das kommt zum Beispiel immer dann vor, wenn das Maß der temporären Umverteilung aller anfallenden Arbeiten auf alle Anwesenden, volkstümlich auch Vertretunggenannt, einen gewissen Schwellenwert überschreitet. Dies kann aus der Dauer der Maßnahme oder aber auch aus der Anzahl der unbesetzten Arbeitsplätze resultieren. Wenn nun einige Arbeitsplätze seit über neun Monaten unbesetzt sind und die Zahl der abwesenden Kollegen insgesamt einen Wert von 67 % erreicht, dann sollte einsichtig sein, daß ordentliche Arbeit nicht mehr gewährleistet werden kann.

In so einer Phase befinden wir uns mal wieder. Erschwerend kommt hinzu, daß aufgrund einer technischen Fehlverarbeitung in Bad Husten zusätzliche Arbeit in erheblichem Umfang generiert wurde, deren Folgen wir in Form einlaufender Neuanträge aufzufangen haben. Schwierig. In so einer Situation heißt es, die Übersicht nicht zu verlieren und die Anträge erstmal als vorhanden im VATeR, unserem System zur elektronischen vereinfachten Aktenterminierierung und -registratur, einzutragen. Bei dieser Gelegenheit wird auch erfasst, welcher Kollege denn gerade auf der Akte sitzt – so rein bildlich gesprochen.

Nun kann es vorkommen, daß sich ein Kollege Arbeit von einer temporär unbesetzten Stelle an seinen Schreibtisch holt, diese noch am gleichen Tag erledigen will und dann beabsichtigt, die Akten entsprechend in den Terminschrank des Abwesenden oder in den Keller zu schicken. Wenn dies alles am gleichen Tag geschieht, würde im Normalfall nur die abschließende Eintragung bezüglich des Lagerplatzes der Akte bei VATeR eingetragen. Doch kann es wider Erwarten vorkommen, daß Akten länger fremdgelagert werden, weil etwas dazwischengekommen ist. In diesem Fall sollte eine Eintragung bei VATeR das Suchen erleichtern. Doch geht es in der Hektik schnell mal unter, daß diese Eintragung noch vorzunehmen ist.

Ich habe unlängst zwar nicht die Muße aber doch den Drang gehabt, meine Terminliste durchzusehen und zu prüfen, welche in meinem Schrank harrenden Akten so langsam wieder das Tageslicht sehen sollten. Die Wichtigsten habe ich mir zusammengesucht, doch einen Vorgang habe ich nicht gefunden. Der Name sagte mir auch nichts. Am Aktenzeichen konnte ich erkennen, daß dieser Vorgang eigentlich von den Kollegen der Assistentenebene bearbeitet werden sollte, doch hatten wir Sachbearbeiter mal im Rahmen einer Hilfsaktion Vorgänge von den Kollegen übernommen. Diese Vorgänge sind teilweise noch nicht abgearbeitet.

Nach der Aussage VATeRs müsste die Akte also bei mir im Schrank hängen. Aufgrund der chaotischen Vertretungssituation könnte es aber sein, daß der Vorgang während meines Urlaubes bei jedem anderen Kollegen meines Fachbereiches aufgeschlagen ist. Und dieser dann vergessen hat, die Eintragung bei VATeR zu ändern. Die Terminfälligkeit fiel jedenfalls in den Zeitraum meiner Abwesenheit.

Nun ist mein Interesse, jeden meiner Kollegen persönlich heimzusuchen und dort nach der Akte zu forschen, nicht übertrieben ausgeprägt. Mir wird die Zeit auch nicht hinterhergeworfen. Also schicke ich eine E-Mail an alle mit der Bitte, doch selber mal einen Blick zu riskieren und mich über das Ergebnis der Suche zu informieren. Meistens ist so eine Suche auch von Erfolg gekrönt.

Da ich bei einigen Kollegen hinsichtlich der Ernsthaftigkeit und Sorgfalt ihrer Suche zu einem gewissen ausgeprägten Misstrauen neige („Ich habe keine Mail bekommen…“ – jau, ist klar), ließ ich mir vom Programm anzeigen, wann meine Mail zugestellt und zu welchem Zeitpunkt sie geöffnet wurde. Grundsätzlich erfolgt die Prüfung des Maileinganges auf dem eigenen Rechner alle zehn Minuten, verbunden mit einer entsprechenden, alles andere blockierenden Anzeige auf dem Bildschirm.

Helga hat dieses Mal den Vogel abgeschossen. Meine Mail wurde systemseitig auch augenblicklich als zugestellt bestätigt. Das Öffnen der Mail erfolgte satte 23 ½ Stunden später. Und die Antwort erreichte mich nach einer weiteren - Minute. Da staunt der Seniorsachbearbeiter.

Es ist sehr beeindruckend, wie Helga es geschafft hat, innerhalb dieser einen Minute meine Mail zu lesen, die 400 überall in ihrem Büro verteilten Akten durchzuwühlen und mir die Antwort zu schreiben.  

Ich glaube, ich mache doch mal einen Hausbesuch.



Kommentare:

  1. Vielleicht hat Helga ja auch das perfekte Gedächtnis und weiß daher zu 100% welche Akten sie hat und welche nicht. Wäre doch möglich. Eventuell. Oder so.

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    1. Es gibt eindeutige Beweise, welche das Gegenteil bestätigen.

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  2. Vielleicht wollte sie mit dieser Aktion einen Besuch von Dir herausfordern?

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    1. Mag sein, aber nur, um mich bei dieser Gelegenheit mit Fachfragen zu löchern.

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